Vores kerneforretning
Drifts- og økonomiafdeling for vognmænd
Du har biler på vejen, chauffører på løn og et kontor, der aldrig bliver færdigt. Votra Business overtager kontoret: bogføring, moms, løn, fakturering, debitorer, bilernes aftaler og chaufførernes dokumenter. Du passer vejen.
Hvad vi overtager, og hvad du beholder
Det meste af en vognmandsforretning er administration, der skal gøres til tiden. Her er den konkrete fordeling, når vi arbejder sammen.
Det overtager vi
- Løbende bogføring, afstemning og momsopgørelse
- Fakturering, rykkerflow og opfølgning på debitorer
- Løn, tillæg og chaufførafregning
- Kontrol og klargøring af leverandørfakturaer
- Bilernes aftaler: leasing, forsikring, brændstof, service, dæk
- Chaufførdokumenter og udløbsdatoer
- Kontakten til leverandører i det daglige
- Nøgletal, kvartalsgennemgang og ledelsesrapport
Det beholder du
- Kørslen, kunderne og prissætningen
- Beslutningen om næste bil og næste kontrakt
- Ansættelse og afskedigelse af chauffører
- Underskriften på dine egne aftaler
- Adgang til alt materiale i din portal, det er dine data
Hvem vi typisk arbejder med
Den nye vognmand
Første eller anden bil. Har brug for at administrationen er sat rigtigt op, før den vokser sig til et problem.
3-10 biler
Det punkt hvor ejeren ikke længere kan køre og holde styr på kontoret samtidig. Her gør vi mest forskel.
10+ biler
Har måske en bogholder, men mangler controlling: hvad tjener hver bil, hver chauffør og hver kontrakt.
Kurér og varebil
Mange små fakturaer, mange chauffører, stram likviditet. Fakturering og debitorstyring er afgørende.
Syv områder
Syv områder, i den rækkefølge en vognmand møder dem
Start
«Jeg vil være vognmand»
Selskab, struktur, åbningsbudget og tilladelsesproces, og en administration der er sat rigtigt op fra første dag.
- Stiftelse af ApS og registrering af CVR
- Åbningsbudget og likviditetsplan før første bil
- Ansøgning om gods- eller varebilstilladelse
- Opsætning af regnskab, fakturering og dokumentflow
Drift
«Jeg har biler og chauffører»
Vi overtager backoffice. Bogføring, moms, løn, fakturering, debitorer og leverandørkontakt kører hos os, hver måned.
- Løbende bogføring og momsopgørelse
- Fakturering, rykkere og debitoropfølgning
- Løn og chaufførafregning
- Leverandørfakturaer, kontrol og betalingsklargøring
Controlling
«Jeg vil forstå min økonomi»
Fra bilag til beslutning. Vi sætter tallene op, så du kan se hvad der tjener penge, og hvad der ikke gør.
- Kvartalsgennemgang med gennemgang af resultat og likviditet
- Omkostningsstruktur: løn, diesel, leasing, service, dæk
- Resultat pr. bil, chauffør og kontrakt
- Månedlig ledelsesrapport
Fleet
«Jeg vil styre bilerne bedre»
Administrativ flådestyring. Aftaler, omkostninger, frister og dokumenter pr. bil, samlet ét sted.
- Register over biler med leasing, forsikring, service og dæk
- Aftaler med leverandør, beløb, start- og slutdato og dokument
- Kontrol af leverandørfakturaer mod aftale
- Frister: syn, tachograf, forsikring, leasingudløb
Compliance
«Må jeg køre i morgen?»
Administrativ dokument- og fristovervågning. Vi holder styr på papirerne, ikke på juraen.
- Chaufførdokumenter: kørekort, EU-bevis, førerkort, ADR
- Udløbsdatoer samlet pr. medarbejder
- Ansættelseskontrakter og overenskomstvilkår på plads
- Certificeret sikkerhedsrådgiver (ADR) i huset
- Dokumentarkiv du kan trække fra ved kontrol
Rammeaftaler
«Jeg vil sænke omkostningerne»
Vi gennemgår dine faste omkostninger og viser hvor der er noget at hente. Aftalen indgår du selv med leverandøren.
- Gennemgang af faste omkostninger pr. bil
- Adgang til relevante aftaler gennem vores partnernetværk
- Vi henter tilbud, sammenligner og lægger det frem
- Vi håndterer papirarbejdet og den løbende administration
Vækst
«Jeg vil have flere biler og større kontrakter»
Hvornår kan næste bil betale sig? Vi regner på det, før du skriver under, og bygger administrationen så den kan følge med.
- Budget og break-even for næste bil
- Beslutningsgrundlag før en ny kontrakt
- Rekruttering af chauffører
- Uddannelse gennem Votra-koncernen
Onboarding
Sådan kommer vi i gang
Otte trin fra første samtale til månedlig drift. De første trin tager vi os af; du skal mest svare på spørgsmål.
Driftsgennemgang
Vi gennemgår din forretning: biler, chauffører, kontrakter, systemer og hvad du selv sidder med i dag.
Data og dokumenter
Vi henter bilag, kontrakter, forsikringer, leasingaftaler og chaufførpapirer ind og får overblik over hullerne.
Regnskabssystem
Vi overtager eller opretter dit regnskab, sætter kontoplanen op til transport og rydder op i åbne poster.
Køretøjer
Hver bil oprettes med leasing, forsikring, service, dæk, aftaler, beløb og udløbsdatoer.
Chauffører
Kontrakter, overenskomstvilkår, kørekort, EU-bevis, førerkort og ADR samles med udløbsdatoer.
Aftaler og leverandører
Vi gennemgår dine faste omkostninger og tager kontakten til leverandørerne fremadrettet.
Baseline
Vi fastlægger dine nøgletal, så du har et udgangspunkt at måle de næste måneder imod.
Månedlig drift
Herefter kører det: bogføring, løn, fakturering, opfølgning, frister og rapportering, hver måned.
Nøgletal vi holder øje med for dig
Tallene er dine, vi opstiller dem, så de kan bruges til at træffe beslutninger. Den automatiske visning i portalen er under udvikling.
- Omsætning pr. bil og pr. kontrakt
- Lønandel af omsætningen
- Brændstofandel af omsætningen
- Faste omkostninger pr. bil pr. måned
- Dækningsbidrag pr. bil
- Debitordage, hvor længe dine penge står ude
- Likviditet de næste 30-90 dage
- Break-even: hvad bilen skal køre hjem for at løbe rundt
Overblik
Du skal kunne se det selv, ikke bede om det
Bogholderen sender et regneark, når du spørger. Softwarefirmaet giver dig et system, men ingen til at udføre arbejdet. Du får begge dele: en fast rådgiver, der laver arbejdet, og en portal, hvor økonomien, medarbejderne, aftalerne og dokumenterne ligger samlet.
Se hele portalenVotra Business Portal
Sådan ser du det i portalen
Et softwarefirma giver dig et system. En bogholder giver dig et regnskab. Du får begge dele, og et menneske, der kender din forretning.
Findes i dag
Mine kontrakter
Dine aftaler med Votra Business med digital underskrift i to led og synlig status.
Bogføring
Status på den løbende bogføring, så du kan se hvor langt vi er.
Moms
Momsperioder og opgørelser samlet.
Bank & likviditet
Overblik over bank og likviditet.
Kvartalskontrol
Kvartalsvis gennemgang dokumenteret i portalen.
Medarbejdere
Ansættelseskontrakter med kørekort, EU-bevis, førerkort og ADR, inkl. udløbsdatoer.
Transport-aftaler
Forsikring, leasing, brændstof m.fl. med leverandør, beløb, periode og dokument.
Fakturaer og dokumenter
Arkiv over fakturaer og vedhæftninger.
Under udvikling, vises ikke som eksisterende
Resultat pr. bil, chauffør og kontrakt
Vi leverer det i dag som del af controlling. Den automatiske visning i portalen er under udvikling.
KPI-dashboard
Dækningsbidrag, cost pr. km og utilization samlet i ét billede.
Automatisk ledelsesrapport
Månedsrapport genereret direkte fra driftsdata.
Automatiske fristnotifikationer
Varsling på tværs af alle dokumenttyper og aftaler.
Regn selv på tallene først
Vil du se, hvad en af dine biler koster pr. kilometer, hvor meget den skal køre for at løbe rundt, eller om den næste bil kan betale sig? Vi har lavet tre beregnere, du kan bruge gratis, du indtaster dine egne tal, og vi sender beregningen til din mail.
Åbn beregnernePakker
Tre niveauer
Du vælger hvor meget du afleverer. Prisen sættes efter en driftsgennemgang, bilagsmængde, antal biler og antal medarbejdere.
Business
Bogholderiet ud af huset
- Løbende bogføring
- Momsopgørelse og indberetning
- Fakturering og basisadministration
- Fast rådgiver og adgang til portalen
Prismodel
Grundpris pr. måned efter bilagsmængde
Business+
Økonomifunktionen ud af huset
- Alt i Business
- Løn og chaufførafregning
- Debitor- og kreditorstyring
- Financial controlling og kvartalsgennemgang
Prismodel
Grundpris + pris pr. medarbejder
Business Partner
Hele driftskontoret
- Alt i Business+
- Administrativ fleet management
- Compliance- og dokumentovervågning
- Adgang til rammeaftaler gennem partnernetværket
- Månedlig ledelsesrapport
Prismodel
Grundpris + pris pr. bil + pris pr. medarbejder
Vi sender ikke et tilbud, før vi har set din forretning. Driftsgennemgangen er gratis og uforpligtende.
Få et tilbudAfgrænsning
Det gør vi ikke
Det stærkeste du kan vide om en leverandør, er hvor grænsen går. Her er vores.
Vi er ikke revisorer
Vi laver bogføring, moms, løn, fakturering, controlling og årsrapporten selv. Skal regnskabet revideres eller forsynes med en revisorerklæring, fordi banken, et udbud eller et leasingselskab kræver det, løses den del af en revisor.
Vi sælger ikke forsikring
Forsikring er det eneste, vi lægger uden for huset. Rådgivning og formidling ligger hos partneren, vi håndterer administrationen og holder øje med aftalen og fristerne.
Vi er ikke advokater
Vi laver administrativ dokumentstyring og overvåger frister. Juridisk rådgivning og tvister hører hos en advokat.
Vi er ikke telematikleverandør
Vi sælger ikke GPS eller kørebøger. Vi kan arbejde med de data, dit system giver, vi laver økonomien omkring dem.
Vi leaser og finansierer ikke
Vi hjælper dig gennem processen med leasing- og finansieringspartnere, men aftalen og kreditvurderingen ligger hos leverandøren.
Vi lover dig ikke omsætning
Vi sælger ikke kørselsopgaver og garanterer ikke kontrakter. Vi gør dig i stand til at regne på dem, du får tilbudt.
Relateret
De seks områder, hver for sig
De sider og artikler, der hænger tættest sammen med denne.
Svar
Ofte stillede spørgsmål
Skal jeg skifte revisor for at bruge Votra Business?
Nej. Vi overtager den løbende drift og leverer et færdigt grundlag til din revisor. Mange kunder beholder den revisor, de har.
Kan jeg få hjælp til kun én del, fx løn?
Ja. Du kan starte med et område og lægge mere over, når det fungerer. De fleste begynder med bogføring og moms.
Hvilket regnskabssystem arbejder I i?
Vi arbejder i dit system, hvis du har et, og opretter ellers et. Vi arbejder bl.a. i e-conomic.
Hvor lang tid tager det at komme i gang?
Driftsgennemgangen kan ligge inden for en uge. Hvor hurtigt vi er i fuld drift, afhænger af, hvor meget der skal ryddes op i bagud, det siger vi ærligt efter gennemgangen.
Arbejder I med vognmænd i hele landet?
Ja. Arbejdet er digitalt, og vi har kontor i Søborg og registreret adresse i Ringsted. Vi arbejder for kunder i hele Danmark.