Compliance
Må han køre i morgen?
Et udløbet førerkort, et EU-bevis der skulle have været fornyet, en ADR-attest ingen holdt øje med. Det er sjældent uvilje, det er en dato, ingen havde ansvaret for. Vi tager ansvaret for datoerne.
Kort svar
Hvad er dokument- og fristovervågning?
Dokument- og fristovervågning er administrativ styring af de papirer, der skal være gyldige, før en chauffør må køre, og før en bil må være på vejen. Votra Business lægger kørekort, EU-bevis, førerkort til tachograf og ADR-bevis ind pr. chauffør med nummer og udløbsdato, og tilladelser, forsikringspolicer, leasingaftaler og syn ind pr. bil. Fristerne gennemgås som en fast del af den månedlige drift, så du får besked i god tid.
Vi har en certificeret sikkerhedsrådgiver ansat, så spørgsmål om transport af farligt gods kan tages internt. Vi giver ikke juridisk rådgivning, og vi erklærer ikke, at din virksomhed overholder reglerne; det ansvar ligger hos virksomheden.
- Chaufføren: kørekort, EU-bevis, førerkort og ADR med udløbsdato
- Virksomheden: tilladelser, forsikring, leasing og syn pr. bil
- Fristerne gennemgået hver måned, ikke når det er for sent
- Dokumenterne samlet i portalen, klar til at fremvise
Hvad holder vi styr på?
Chaufføren
- Kørekort: nummer og udløb
- EU-bevis (chaufføruddannelse): nummer og udløb
- Førerkort til tachograf: nummer og udløb
- ADR-bevis: nummer og udløb
- Ansættelseskontrakt og overenskomstvilkår
- Pension, arbejdstøj, brændstofkort, fast bil eller rute
Virksomheden
- Tilladelser og tilhørende dokumentation
- Forsikringspolicer og fornyelsesdatoer
- Leasingaftaler og udløb
- Syn og periodisk kontrol pr. bil
- Dokumentarkiv du kan trække fra ved kontrol
Hvordan fungerer fristovervågningen?
Vi samler ind
Alle dokumenter på alle chauffører og biler lægges ind med nummer og udløbsdato. Hullerne bliver synlige med det samme.
Vi følger op
Vi gennemgår fristerne som en fast del af den månedlige drift og siger til i god tid, før noget udløber.
Du handler i tid
Fornyelse, kursus eller erstatningsdokument planlægges, før chaufføren står med et papir der ikke gælder.
Det er dokumenteret
Dokumenterne ligger samlet i portalen, så du kan finde dem, når nogen spørger.
Farligt gods: vi har en certificeret sikkerhedsrådgiver i huset
ADR-området er et selvstændigt fagfelt, og de fleste eksterne bogholdere og administrationspartnere må sende det videre. Votra Business har en certificeret sikkerhedsrådgiver ansat, så spørgsmål om transport af farligt gods kan tages internt, sammen med den administrative styring af chaufførernes ADR-beviser og udløbsdatoer.
Vigtig afgrænsning
Vi laver administrativ dokumentstyring og overvågning af frister, og vi har en certificeret sikkerhedsrådgiver til farligt gods. Vi giver ikke juridisk rådgivning, og vi erklærer ikke, at din virksomhed overholder reglerne, det ansvar ligger hos virksomheden. Juridiske spørgsmål, tvister og sager hører hos en advokat.
Under udvikling
Automatiske varsler
Under udviklingNotifikation på tværs af alle dokumenttyper og aftaler, før de udløber.
Compliance-overblik
Under udviklingÉt billede af hvilke chauffører og biler der er klar, og hvad der mangler.
Votra Business Portal
Dokumenterne i portalen
Et softwarefirma giver dig et system. En bogholder giver dig et regnskab. Du får begge dele, og et menneske, der kender din forretning.
Findes i dag
Mine kontrakter
Dine aftaler med Votra Business med digital underskrift i to led og synlig status.
Bogføring
Status på den løbende bogføring, så du kan se hvor langt vi er.
Moms
Momsperioder og opgørelser samlet.
Bank & likviditet
Overblik over bank og likviditet.
Kvartalskontrol
Kvartalsvis gennemgang dokumenteret i portalen.
Medarbejdere
Ansættelseskontrakter med kørekort, EU-bevis, førerkort og ADR, inkl. udløbsdatoer.
Transport-aftaler
Forsikring, leasing, brændstof m.fl. med leverandør, beløb, periode og dokument.
Fakturaer og dokumenter
Arkiv over fakturaer og vedhæftninger.
Under udvikling, vises ikke som eksisterende
Resultat pr. bil, chauffør og kontrakt
Vi leverer det i dag som del af controlling. Den automatiske visning i portalen er under udvikling.
KPI-dashboard
Dækningsbidrag, cost pr. km og utilization samlet i ét billede.
Automatisk ledelsesrapport
Månedsrapport genereret direkte fra driftsdata.
Automatiske fristnotifikationer
Varsling på tværs af alle dokumenttyper og aftaler.
Relateret
Læs videre her
De sider og artikler, der hænger tættest sammen med denne.
Svar
Ofte stillede spørgsmål
Overholder min virksomhed reglerne, hvis jeg bruger jer?
Vi giver dig overblik over dine dokumenter og frister, så du kan handle i tid. Ansvaret for at overholde reglerne ligger hos dig som virksomhed, vi erklærer os ikke om det.
Hjælper I med køre- og hviletid?
Vi arbejder med den administrative side: at dokumenterne og førerkortene er i orden og fristerne overholdt. Analyse af tachografdata og rådgivning om overtrædelser løses af en specialist på området.
Hvad med ADR?
Vi holder styr på chaufførernes ADR-beviser og udløbsdatoer som del af dokumentovervågningen, og vi har en certificeret sikkerhedsrådgiver ansat, så spørgsmål om transport af farligt gods kan tages direkte med os.