Drift · backoffice
Vi overtager dit kontor
Backoffice er ikke rådgivning. Det er opgaver, der skal gøres hver uge, hele året. Her er præcis hvad der flytter ind hos os, og hvornår det sker.
Kort svar
Hvad er outsourcet backoffice for en vognmand?
Outsourcet backoffice betyder, at de administrative opgaver, der skal gøres hver uge hele året, flytter ud af dit kontor og ind hos os. Votra Business laver løbende bogføring og momsopgørelse, fakturering efter dine aftaler og kørsler, rykkere og opfølgning på debitorer, løn og chaufførafregning samt modtagelse og kontrol af leverandørfakturaer.
Det er ikke rådgivning, det er udført arbejde. Du beholder kørslen, kunderne og prissætningen, og du kan se i din portal, at arbejdet bliver gjort.
- Penge ind: fakturering, rykkere og debitoropfølgning
- Penge ud: kontrol af leverandørfakturaer og klargøring af betalinger
- Lønnen: løn, tillæg, chaufførafregning og indberetninger
- Bogen: bogføring, moms, afstemning og grundlag til årsrapport
Hvad overtager vi konkret?
De fire rutiner, der holder forretningen i gang, uge efter uge.
Penge ind
- Fakturering efter dine aftaler og kørsler
- Rykkere efter fast kadence
- Opfølgning på debitorer, vi ringer og rykker
- Overblik over hvor pengene står ude
Penge ud
- Modtagelse og kontrol af leverandørfakturaer
- Tjek af faktura mod aftale og beløb
- Klargøring af betalinger
- Afstemning af bank og kort
Lønnen
- Løn, tillæg og udbetaling til tiden
- Chaufførafregning efter aftale og overenskomstvilkår
- Feriepenge, pension og indberetninger
- Ansættelseskontrakter i portalen
Bogen
- Løbende bogføring og kontering
- Momsopgørelse og indberetning
- Afstemninger og oprydning i åbne poster
- Grundlag klar til årsrapport
Hvordan fungerer det i praksis?
Driftsåret hos os. Du behøver ikke huske nogen af disse datoer.
Løbende
Bilag ind, fakturaer ud, debitoropfølgning, leverandørkontrol og spørgsmål besvaret.
Hver måned
Løn, bogføring lukket, afstemning, status på likviditet og frister der nærmer sig.
Hvert kvartal
Moms indberettet og kvartalsgennemgang: resultat, omkostninger, debitorer og hvad der skal handles på.
Hvert år
Grundlag til årsrapport gjort klar og afleveret til revisor, plus budget for det kommende år.
Hvorfor det betyder noget i transport
I transport er pengene bundet i biler, og indtægten kommer ind efter kørslen er udført. Faktureres der en uge for sent, og rykkes der ikke, er det dig der finansierer kunden. Det er den enkeltbrik, der oftest koster likviditet hos en vognmand, og det er ren rutine at rette.
Votra Business Portal
Sådan ser du det i portalen
Et softwarefirma giver dig et system. En bogholder giver dig et regnskab. Du får begge dele, og et menneske, der kender din forretning.
Findes i dag
Mine kontrakter
Dine aftaler med Votra Business med digital underskrift i to led og synlig status.
Bogføring
Status på den løbende bogføring, så du kan se hvor langt vi er.
Moms
Momsperioder og opgørelser samlet.
Bank & likviditet
Overblik over bank og likviditet.
Kvartalskontrol
Kvartalsvis gennemgang dokumenteret i portalen.
Medarbejdere
Ansættelseskontrakter med kørekort, EU-bevis, førerkort og ADR, inkl. udløbsdatoer.
Transport-aftaler
Forsikring, leasing, brændstof m.fl. med leverandør, beløb, periode og dokument.
Fakturaer og dokumenter
Arkiv over fakturaer og vedhæftninger.
Under udvikling, vises ikke som eksisterende
Resultat pr. bil, chauffør og kontrakt
Vi leverer det i dag som del af controlling. Den automatiske visning i portalen er under udvikling.
KPI-dashboard
Dækningsbidrag, cost pr. km og utilization samlet i ét billede.
Automatisk ledelsesrapport
Månedsrapport genereret direkte fra driftsdata.
Automatiske fristnotifikationer
Varsling på tværs af alle dokumenttyper og aftaler.
Pakker
Du vælger, hvor meget du afleverer
Prisen fastsættes efter en driftsgennemgang, bilagsmængde, antal biler og antal medarbejdere. Vi offentliggør ikke priser, vi ikke kan stå ved.
Business
Bogholderiet ud af huset
- Løbende bogføring
- Momsopgørelse og indberetning
- Fakturering og basisadministration
- Fast rådgiver og adgang til portalen
Prismodel
Grundpris pr. måned efter bilagsmængde
Business+
Økonomifunktionen ud af huset
- Alt i Business
- Løn og chaufførafregning
- Debitor- og kreditorstyring
- Financial controlling og kvartalsgennemgang
Prismodel
Grundpris + pris pr. medarbejder
Business Partner
Hele driftskontoret
- Alt i Business+
- Administrativ fleet management
- Compliance- og dokumentovervågning
- Adgang til rammeaftaler gennem partnernetværket
- Månedlig ledelsesrapport
Prismodel
Grundpris + pris pr. bil + pris pr. medarbejder
Vi sender ikke et tilbud, før vi har set din forretning. Driftsgennemgangen er gratis og uforpligtende.
Få et tilbudRelateret
Læs videre her
De sider og artikler, der hænger tættest sammen med denne.
Svar
Ofte stillede spørgsmål
Hvordan afleverer jeg bilag?
Du sender dem, som det passer dig: foto, mail eller direkte fra leverandøren til os. Vi sætter flowet op, så du ikke skal sortere.
Kontakter I mine kunder direkte?
Kun hvis du vil det. Mange lader os stå for rykkere og opfølgning, fordi det er lettere at holde en stram linje, når det ikke er ejeren selv der ringer.
Hvad hvis der er rod i de sidste måneder?
Så rydder vi op først. Vi siger ærligt, hvor meget arbejde det er, før vi går i gang, ingen overraskelser bagefter.